Sở Ngoại vụ thực hiện chuyển đổi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Sở Ngoại vụ trong hoạt động quản lý hành chính của cơ quan tại Ban Giám đốc và 4/4 phòng thuộc Sở, cụ thể: Văn phòng Sở, Phòng Lãnh sự- Người Việt Nam ở nước ngoài, Phòng Hợp tác Quốc tế, Thanh tra Sở theo quy định và đối với 12 quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ (đã được UBND tỉnh công bố tại Quyết định số 178/QĐ-UBND ngày 16/01/2020) theo Quyết định công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Sở Ngoại vụ tại Quyết định số 144/QĐ-SNgV ngày 23/10/2020.
Chính sách chất lượng hiện nay của Sở Ngoại vụ là:
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Sở Ngoại vụ đã đem lại những hiệu quả thiết thực:
+ Công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo đơn vị: Việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đã tiếp tục duy trì tốt mọi hoạt động của cơ quan, trong công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành; giúp cho Lãnh đạo Sở kiểm soát được quá trình giải quyết công việc của toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan, để kịp thời chỉ đạo, xử lý không để xẩy ra tình trạng hồ sơ quá hạn và hồ sơ kém chất lượng hoặc có ý kiến phản ánh, kiến nghị từ người dân.
+ Công tác quản lý tài liệu, hồ sơ: việc áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong hoạt động của cơ quan giúp CBCC xây dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả hơn thông qua việc tuân thủ các quy trình đã xây dựng; việc tổ chức, thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên, hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.
+ Công tác phân định trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức; phòng/ban trong đơn vị: trách nhiệm và quyền hạn của đội ngũ cán bộ Lãnh đạo cấp Sở và cấp Phòng, công chức, viên chức của cơ quan được phân công rõ ràng. Cán bộ, công chức cơ quan đảm bảo thực hiện tốt các quá trình xử lý công việc khi Lãnh đạo vắng mặt.
+ Công tác quản lý, kiểm soát các quy trình, thủ tục của đơn vị: Việc xây dựng các quy trình, quy định của Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 trên cơ sở Bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở, nên các bước thực hiện của quy trình được quy định rất rõ ràng và cụ thể phù hợp với thực tế áp dụng. Việc xây dựng các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học; từng bước cải tiến phương pháp làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho từng cán bộ, công chức, phòng, ban giải quyết công việc thông suốt, kịp thời, hiệu quả; Đơn giản hoá quy trình và rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp.
+ Thực hiện giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông nhanh gọn theo quy định; rút ngắn thời gian giải quyết các yêu cầu của người dân, tổ chức.
+ Việc áp dụng phần mềm một cửa Egov trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tạo sự thuận lợi cho cán bộ công chức trong việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng, qua đó giúp cho cán bộ công chức, viên chức thụ lý hồ sơ đúng theo quy trình điện tử đã phê duyệt đảm bảo theo thời gian quy định giảm thiểu việc giải quyết hồ sơ trễ hạn, góp phần đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ, minh bạch quá trình giải quyết thủ tục hành chính… tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu; bên cạnh đó, quy trình luân chuyển hồ sơ được theo dõi trên phần mềm thay cho phiếu luân chuyển hồ sơ thủ công./.
Văn phòng Sở