Để tổ chức đón, tiếp một đoàn khách nói chung, khách nước ngoài nói riêng, cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như: an toàn, lịch thiệp, trọng thị, chu đáo và đảm bảo thời gian, chương trình làm việc.
Ngoài ra, công tác tổ chức đón, tiếp một đoàn khách quốc tế quan trọng còn cần phải chú trọng những việc sau:
Xác minh thông tin đoàn;
Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan;
Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết;
Chuẩn bị các tài liệu họp, tài liệu làm việc và các tài liệu có liên quan;
Tìm hiểu tập quán của khách;
Chuẩn bị phiên dịch;
Chuẩn bị về việc giới thiệu thành phần tham dự và chương trình làm việc;
Bố trí nơi ăn, nơi nghỉ, xe đưa rước, dẫn đoàn,...;
Bố trí nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan;
Bố trí vị trí chỗ ngồi theo thứ bậc;
Bố trí tặng hoa, tặng quà;
Bố trí cờ, băng-rôn hay khẩu hiệu chào mừng...
Chuẩn bị tiệc chiêu đãi tùy theo các loại hình như: tiệc ngồi, tiệc đứng, tiệc cocktail,...
Bố trí đón, tiễn khách tại sân bay, cửa khẩu,...
Phối hợp các cơ quan an ninh bảo vệ an toàn cho đoàn;
Liên hệ các cơ quan truyền thông dự và đưa tin nếu cần thiết.
Việc sắp xếp, bố trí đón tiếp đoàn tùy theo tính chất và mức độ quan trọng của từng đoàn khách. Để công tác đón, tiếp đoàn được an toàn, chu đáo và trọng thị, cần phải chuẩn bị trước các tài liệu liên quan, xây dựng lịch trình và chi tiết hóa các hoạt động của đoàn trong suốt thời gian đoàn đến thăm và làm việc tại địa phương, đơn vị. Ngoài ra, để tránh bị động, nên kiểm tra tất cả các công tác chuẩn bị trước khi tổ chức đón tiếp đoàn cũng như nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh.
Theo Nghị định 145/2013 của CP về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài, việc tổ chức thực hiện nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài phải chú trọng yêu cầu chính trị, đối ngoại, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, pháp luật và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các nước, các tổ chức quốc tế. Mức độ và nghi lễ đón tiếp các đoàn khách nước ngoài thực hiện trên cơ sở yêu cầu của chuyến thăm và nguyên tắc đối đẳng do cơ quan chủ trì tổ chức đón, tiếp kiến nghị đảm bảo an toàn, chu đáo, không lãng phí, không phô trương hình thức.
Tại Đồng Nai, chúng ta có thể nghiên cứu để thực hiện tiếp đón các Đoàn khách quốc tế được chu đáo, trọng thị tại các nội dung được quy định trong Quyết định số 41/2013/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh ngày 5/7/2013 về việc ban hành Quy chế đón tiếp các Đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc tại tỉnh.
Hà Thương