Ngày 21/8/2024, tại Trụ sở Khối Nhà nước tỉnh, UBND tỉnh đã tổ chức Hội nghị sơ kết 3 năm (2020-2023) thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Tham dự Hội nghị có Tỉnh ủy viên, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng -Chủ trì Hội nghị, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Phạm Minh Phước cùng Lãnh đạo các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh, Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ngành dọc cấp tỉnh,Lãnh đạo UBND cấp huyện, Phòng Nội vụ cấp huyện và các tập thể, cá nhân được tặng Bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng phát biểu tại Hội nghị.
Tại Hội nghị, Phó Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ (Sở Nội vụ) Trần Võ Chí Cường thông qua báo cáo kết quả 3 năm (2020-2023) thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai theo Kế hoạch số 118/KH-UBND ngày 04/4/2024 của UBND tỉnh. Trên cơ sở hướng dẫn của Sở Nội vụ, các đơn vị, địa phương đã kịp thời giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trong đó, nổi bật có một số đơn vị như: Văn phòng HĐND tỉnh, Sở Ngoại vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Ban Dân tộc, UBND huyện Cẩm Mỹ, UBND huyện Thống Nhất ,… đã kịp thời phối hợp với Sở Tài chính và các đơn vị liên quan và đơn vị cung cấp dịch vụ chỉnh lý thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu đảm bảo về chất lượng, đúng quy trình, thủ tục quy định.
Qua 3 năm triển khai, đến nay Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận 255,33 mét tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn (giai đoạn 1976-2020) của 69 phông chữ thuộc 44 đơn vị, địa phương; trong đó, có 3,33 mét tài liệu của Sở Ngoại vụ giai đoạn 2004-2017 và 0,22 mét các Bản Ghi nhớ, ký kết hợp tác của Sở Ngoại vụ giai đoạn 1996-2019; nâng tổng số tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh lên 1.952 mét; Hồ sơ, tài liệu các đơn vị, địa phương giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo các quy định về mục lục hồ sơ tra cứu, biên mục từng văn bản bên trong hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, thống kê danh mục…
Để phát huy giá trị của tài liệu, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã đẩy mạnh giới thiệu, công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng, tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả. Từ cuối năm 2020 đến ngày 31/12/2023, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phục vụ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho hơn 271 lượt người trong và ngoài tỉnh với hơn 662 loại văn bản; cấp bản sao và chứng thự hơn 2.700 tài liệu lưu trữ, phục vụ cung cấp cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân và công dân về các nguồn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo, xây dựng đề tài, đề án, tra tìm các hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, tổ chức liên quan…
Bà Mai Trần Cát Tường, Phó Chánh Văn phòng Sở Tài chính báo cáo tham luận tại Hội nghị.
Tại Hội nghị, các đại biểu được nghe Phó Chánh Văn phòng Sở Tài chính - Mai Trần Cát Tường báo cáo tham luận về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng theo kế hoạch của UBND tỉnh; bà Phạm Thanh Lan, Phó Chánh Văn phòng Sở Công Thương báo cáo tham luận về công tác nộp lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; ông Trần Phúc Thuần, Phó Trưởng phòng Nội vụ UBND huyện Cẩm Mỹ báo cáo tham luận về kế quả thu thập tài liệu và nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
Cũng tại Hội nghị, các đại biểu thảo luận sôi nổi nhiều vấn đề liên quan đến lưu trữ lịch sử tỉnh như: những khó khăn, vướng mắc trong việc lưu trữ, bảo quản tài liệu do bị thiếu diện tích lưu trữ, do đó, các đơn vị đề nghị Sở Nội vụ xem xét, tạo điều kiện cho mượn phòng tại Kho lưu trữ thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ để lưu trữ, bảo quản tài liệu của đơn vị; công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn; đưa chức năng lưu trữ từ phòng văn hóa, thông tin và thể thao về phòng nội vụ các địa phương,…
Phó Giám đốc Sở Nội vụ Phạm Minh Phước cho rằng kiến nghị của đại diện UBND huyện Cẩm Mỹ là hợp lý, vì hiện nay công tác quản lý lĩnh vực lưu trữ đang bị chồng chéo. Sở Nội vụ ghi nhận ý kiến của các đại biểu và sẽ báo cáo, kiến nghị UBND tỉnh có phương án điều chỉnh phù hợp trong thời gian tới; cho biết việc cho mượn diện tích trong Kho Lưu trữ có giới hạn. Kho 8 tầng nhưng phải đảm bảo nhiều điều kiện để tài liệu không bị hư, mối mọt. Trường hợp các đơn vị mượn cũng cần hỗ trợ thêm kinh phí để bảo quản tài liệu. Phó Giám đốc Sở Nội vụ Phạm Minh Phước thông tin, hiện nay, trên toàn tỉnh có 02 đơn vị gồm UBND Long Thành và Nhơn Trạch có Kho lưu trữ rất hiện đại, là mô hình hiệu quả để các đơn vị khác trên địa bàn tỉnh nghiên cứu triển khai.
Phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị, Phó chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng ghi nhận, biểu dương các đơn vị, địa phương đạt thành tích trong thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh thời gian qua; tập trung khắc phục các hạn chế, tồn tại, có hướng dẫn, thống nhất, đồng bộ trong toàn tỉnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiệu quả; Sở Nội vụ và các địa phương cần quan tâm đẩy mạnh công tác phối hợp và lưu ý ổn định cán bộ, công chức thực hiện công tác lưu trữ, có kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng kịp thời nhằm phát huy giá trị, đạt hiệu quả trong công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Sơn Hùng tặng Bằng khen cho các tập thể.
Nhân dịp này, UBND tỉnh đã trao tặng Bằng khen cho 15 tập thể và 39 cá nhân; trong đó, phía Sở Ngoại vụ có 01 Tập thể Văn phòng và 02 công chức, gồm: bà Hoàng Thị Hồng Nhung và ông Nguyễn Hữu Phước đã có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2023.
Bùi Tơ