Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai về việc tiếp tục thực hiện hiệu quả Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ Bưu chính công ích; Sở Ngoại vụ hướng dẫn quy trình gửi hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính của đơn vị qua dịch vụ Bưu chính công ích, cụ thể:
A. Quy trình gửi hồ sơ qua dịch vụ Bưu chính công ích
Bước 1: Tổ chức, cá nhân vào trang Dịch vụ công của tỉnh tại địa chỉ: https://dichvucong.dongnai.gov.vn để tra cứu thủ tục hành chính của Sở Ngoại vụ. Thực hiện khai đầy đủ và chính xác thông tin hồ sơ cần nộp theo qui định.
Bước 2: Tổ chức, cá nhân thực hiện đóng gói hồ sơ và ghi trên bì thư các thông tin gồm:
- Thông tin nơi gửi: Tên, địa chỉ, số điện thoại, thông tin khác (nếu có)
- Thông tin nơi nhận: Sở Ngoại vụ tỉnh Đồng Nai (Quầy số 16), Trung tâm Hành chính công tỉnh (địa chỉ: Số 236, đường Phan Trung, phường Tân Tiến, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai).
Bước 3: Nhân viên Bưu điện tiếp nhận hồ sơ và gửi đến Bộ phận một cửa của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Hành chính công tỉnh. Phí và lệ phí tiếp nhận vận chuyển và trả kết quả TTHC do Bưu điện quy định.
Bước 4: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Sở Ngoại vụ tại Trung tâm Hành chính công tỉnh thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ Bưu điện.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhật vào phần mềm một cửa tỉnh tại địa chỉ: http://egov-sngv.dongnai.gov.vn., đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ kèm theo phong bì về Sở Ngoại vụ để giải quyết theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ về Sở Ngoại vụ để có văn bản hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định qua Bưu điện.
Bước 5: Sở Ngoại vụ tiếp nhận, giải quyết, nhập tình trạng giải quyết hồ sơ trên Phần mềm quản lý.
B. Quy trình trả kết quả hồ sơ qua dịch vụ Bưu chính công ích
Kết quả giải quyết hồ sơ được trả cho tổ chức, cá nhân qua 02 hình thức:
Hình thức 1:
Sở Ngoại vụ chuyển trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân qua Trung tâm Hành chính công tỉnh (Trung tâm Hành chính công tỉnh thực hiện trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân qua dịch vụ Bưu chính công ích), cụ thể:
Bước 1: Sở Ngoại vụ chuyển trả kết quả hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Sở tại Trung tâm Hành chính công tỉnh để chuyển Bưu điện. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ và nhân viên bưu điện cùng kiểm hồ sơ, lập và ký trên bảng kê giao nhận hồ sơ để gửi trả cho tổ chức, cá nhân. Trên bì thư chuyển phát ghi rõ các thông tin:
+ Thông tin người gửi: Sở Ngoại vụ.
Địa chỉ: Số 7, Võ Thị Sáu, P. Quyết Thắng, Tp.Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Số điện thoại: 0251 3.842.587
+ Thông tin nơi nhận: Tên, địa chỉ người nhận.
Bước 2. Nhân viên bưu điện trực tiếp đóng gói, niêm phong hồ sơ và chuyển đến địa chỉ của tổ chức, cá nhân.
Bước 3: Bưu điện cập nhật kết quả chuyển phát và thông tin về Sở Ngoại vụ.
Hình thức 2:
Sở Ngoại vụ trực tiếp chuyển trả kết quả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân qua dịch vụ Bưu chính công ích.
SƠ ĐỒ GỬI HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT
THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA SỞ NGOẠI VỤ QUA DỊCH VỤ
BƯU CHÍNH CÔNG ÍCH (BCCI)