Chủ trương thống nhất, lộ trình triển khai rõ ràng
Theo Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao, từ ngày 01/12/2025, việc tiếp nhận, xử lý và trả kết quả hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử đã được triển khai tại Cục Lãnh sự theo đúng lộ trình thực hiện hộ chiếu điện tử trong nước. Trước đó, việc triển khai bước đầu cho thấy quy trình được vận hành thông suốt, đồng bộ, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng tốt yêu cầu xuất nhập cảnh trong tình hình mới.
Trên cơ sở đó, ngày 20/01/2026, Cục Lãnh sự đã có Văn bản số 270/LS-XNC hướng dẫn tiếp tục mở rộng phạm vi triển khai, tổ chức tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử ngay tại các cơ quan Ngoại vụ địa phương (Sở Ngoại vụ hoặc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố nơi chưa thành lập Sở Ngoại vụ), ngoại trừ Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Việc phân cấp, phân công rõ ràng thống nhất góp phần phát huy vai trò của địa phương, giảm tải cho cơ quan trung ương và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, cơ quan, đơn vị có nhu cầu.
Quy trình chặt chẽ, bảo đảm an toàn dữ liệu
Việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ được thực hiện theo quy trình thống nhất, tuân thủ Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2023) và các hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lãnh sự. Các cơ quan Ngoại vụ địa phương có trách nhiệm kiểm tra thành phần, tính hợp lệ của hồ sơ; thu thập thông tin sinh trắc học (ảnh chân dung, vân tay) theo tiêu chuẩn của Tổ chức Hàng không dân dụng quốc tế (ICAO); kết nối, truyền dữ liệu về cơ quan cấp hộ chiếu của Bộ Ngoại giao để xử lý và in ấn hộ chiếu điện tử.
Đối với các hồ sơ đủ điều kiện, thời gian xử lý được rút ngắn, bảo đảm nhanh chóng, chính xác. Các hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đủ điều kiện được thông báo kịp thời, rõ ràng để hoàn thiện hoặc xử lý theo thẩm quyền. Công tác chuyển giao hồ sơ và trả kết quả được thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại điểm tiếp nhận, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin.
Ngoài ra, quy định về thẩm quyền thực hiện xử lý hồ sơ hộ chiếu điện tử là yếu tố đảm bảo cho cơ quan Ngoại vụ các địa phương có cơ sở giải quyết theo đề nghị của tổ chức, cá nhân, theo đó Cục Lãnh sự xử lý hồ sơ của các cơ quan Ngoại vụ địa phương từ Huế trở ra Bắc; Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh xử lý của các cơ quan Ngoại vụ địa phương từ Đà Nẵng trở vào Nam.
Trách nhiệm phối hợp đồng bộ giữa trung ương và địa phương
Để việc triển khai đạt hiệu quả cao, Cục Lãnh sự đề nghị các cơ quan Ngoại vụ địa phương khẩn trương lắp đặt trang thiết bị đã được bàn giao, hoàn thành kết nối hệ thống với Trung tâm điều hành của Cục Lãnh sự; đồng thời tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền để cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý nắm rõ chủ trương, quy trình và lợi ích của hộ chiếu điện tử.
Bên cạnh đó, việc cử cán bộ đầu mối, nắm bắt nghiệp vụ để trực tiếp thực hiện tiếp nhận hồ sơ; chủ động phối hợp, trao đổi với Cục Lãnh sự trong quá trình triển khai; kịp thời phản ánh, đề xuất tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cũng được xác định là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm tính thông suốt, đồng bộ trên toàn hệ thống .
Góp phần hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ hội nhập quốc tế
Việc triển khai tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu điện tử tại các cơ quan Ngoại vụ địa phương không chỉ mang ý nghĩa về khía cạnh kỹ thuật, nghiệp vụ, mà còn thể hiện quyết tâm của Bộ Ngoại giao và các địa phương trong việc xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, lấy công dân và cơ quan, tổ chức làm trung tâm phục vụ.
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, hộ chiếu điện tử với mức độ bảo mật cao, tích hợp công nghệ hiện đại sẽ góp phần nâng cao uy tín ngành Ngoại giao, tạo thuận lợi cho hoạt động đối ngoại của các địa phương nói riêng, đồng thời khẳng định vai trò chủ động của ngành Ngoại giao trong chuyển đổi số quốc gia.
