Văn phòng Sở

1. Chức năng

Văn phòng Sở là phòng chức năng thuộc Sở Ngoại vụ, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Giám đốc Sở trong công tác chỉ đạo, điều hành chung; làm đầu mối tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, điều phối việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Sở; bảo đảm kỷ cương, nền nếp và hiệu quả hoạt động của cơ quan.

Văn phòng Sở tham mưu tổng hợp, tham gia trực tiếp trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch 05 năm, kế hoạch hằng năm; các chương trình, đề án, biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ đối ngoại, hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế của tỉnh. Tham mưu dự thảo nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh và các văn bản khác liên quan đến công tác đối ngoại theo phân công; tham mưu dự thảo quyết định về phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực đối ngoại theo quy định của pháp luật; tổng hợp, xây dựng và tham mưu báo cáo công tác đối ngoại định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Bộ Ngoại giao và cấp có thẩm quyền.

Văn phòng Sở tham gia tổ chức triển khai, theo dõi, giám sát và tổng hợp đánh giá việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về công tác đối ngoại sau khi được phê duyệt; kịp thời tham mưu đề xuất điều chỉnh, bổ sung nhằm bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và hiệu quả trong quản lý nhà nước về đối ngoại tại địa phương.

Thực hiện công tác cải cách hành chính; công tác tổ chức bộ máy, biên chế và quản lý cán bộ, công chức, viên chức; tài chính – kế toán; quản trị cơ quan; thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; chuyển đổi số; quản lý, vận hành Trang thông tin điện tử của Sở.

Tham mưu phối hợp tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền đối ngoại; công tác pháp chế; bảo đảm an ninh, trật tự, phòng cháy, chữa cháy; công tác quân sự, quốc phòng tại cơ quan; tham gia phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương trong triển khai các nhiệm vụ đối ngoại liên ngành, và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.

Văn phòng Sở chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp về tổ chức, biên chế và hoạt động của Giám đốc Sở; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của các Phó Giám đốc Sở theo lĩnh vực được phân công hoặc ủy quyền. Văn phòng Sở chủ động phối hợp chặt chẽ với các phòng chuyên môn thuộc Sở, bảo đảm sự thống nhất, thông suốt và hiệu quả trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đối ngoại.

2. Nhiệm vụ

2.1. Thực hiện công tác tổ chức bộ máy, quy hoạch nhân sự quản lý cán bộ: 

Tham mưu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế và tiêu chuẩn chức danh của Sở; thực hiện công tác quy hoạch, tuyển dụng, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức. Tham mưu và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức; quản lý hồ sơ; giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan; tổ chức kê khai tài sản, thu nhập; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác cán bộ và bảo vệ chính trị nội bộ.

2.2. Thực hiện công tác cải cách hành chính: 

Tham mưu, giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo, tổ chức triển khai công tác cải cách hành chính của Sở; làm đầu mối, thường trực công tác cải cách hành chính và Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của cơ quan.
Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch cải cách hành chính hằng năm; tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính theo định kỳ và yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng, rà soát, hoàn thiện các quy chế, quy định nội bộ về tổ chức, quản lý, điều hành, cải cách hành chính trong cơ quan.

Phối hợp với các phòng chuyên môn trong tổ chức thực hiện cải cách thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đối ngoại theo phân công; tham gia theo dõi, tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của Sở.

2.3. Công tác tổng hợp

- Tham mưu dự thảo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, dự thảo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh liên quan đến công tác đối ngoại của địa phương và các văn bản khác theo phân công của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Tham mưu dự thảo kế hoạch dài hạn, 05 năm, hằng năm, chiến lược, chương trình, đề án, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đối ngoại của tỉnh;

- Tham mưu dự thảo quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ; dự thảo quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác) thuộc Sở Ngoại vụ (nếu có); 

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về công tác đối ngoại địa phương sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật liên quan đến các lĩnh vực thuộc phạm vi quân lý của Sở.

- Tham mưu tổng hợp, làm đầu mối điều phối và tham gia trực tiếp vào quy trình xây dựng, tổ chức triển khai, theo dõi, đánh giá và tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Ngoại giao và cấp có thẩm quyền về kết quả thực hiện các kế hoạch, chương trình hợp tác và hội nhập quốc tế của địa phương; các đề án thiết lập, mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác với các đối tác nước ngoài. Tham gia tham mưu, điều phối việc xây dựng và tổ chức thực hiện các đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác chuyên đề với đối tác nước ngoài theo phân công.

- Tham mưu tổng hợp và tham gia trực tiếp việc tổ chức triển khai đường lối, chủ trương, chính sách đối ngoại của Đảng tại địa phương; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao và cơ quan có thẩm quyền.

- Tham mưu tổng hợp và tham gia triển khai các hoạt động ngoại giao văn hóa tại địa phương; phối hợp tổ chức các hoạt động giới thiệu, quảng bá hình ảnh, con người, bản sắc văn hóa của địa phương ra nước ngoài; theo dõi, tổng hợp và báo cáo kết quả thực hiện.

- Tham mưu tổng hợp và tham gia trực tiếp việc tổ chức thông tin, tuyên truyền về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người Việt Nam ở nước ngoài; tham gia vận động, hướng dẫn và hỗ trợ người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân trong làm việc, đầu tư, kinh doanh, sinh sống và học tập tại địa phương theo phân công.

- Tham mưu tổng hợp và tham gia trực tiếp tổ chức các lớp tập huấn, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về biên giới, lãnh thổ quốc gia; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về biên giới, lãnh thổ.

- Tham mưu tổng hợp và tham gia trực tiếp bảo đảm công tác nghi lễ đối ngoại, đón tiếp đoàn khách nước ngoài tại địa phương; điều phối công tác hậu cần phục vụ các hoạt động đối ngoại theo quy định của pháp luật và phân công của lãnh đạo Sở.

2.4. Thực hiện công tác tài chính - kế toán:

Tổng hợp, xây dựng dự toán chi ngân sách cho các chương trình hoạt động của Sở hàng năm và triển khai thực hiện. Quản lý chi tiêu, thanh quyết toán nguồn kinh phí quản lý hành chính (khoán chi) và các nguồn ngoài khoán chi. Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan trong thực hiện công tác tài chính - kế toán.

2.5. Thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của Sở: 

Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; quản lý hệ thống văn bản đến – đi và triển khai các chương trình, đề án ứng dụng khoa học, công nghệ trong công tác văn thư – lưu trữ. Tổ chức thu nhận, chỉnh lý, phân loại, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập kế hoạch bảo quản tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; định kỳ nộp lưu trữ tài liệu có giá trị và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định. Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện thống kê, báo cáo định kỳ; xây dựng Quy chế văn thư – lưu trữ và các văn bản hướng dẫn tổ chức thực hiện tại Sở.

2.6. Công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật trong cơ quan: 

Tham mưu giúp lãnh đạo Sở xây dựng và thực hiện Kế hoạch, Chương trình Thi đua - Khen thưởng trong cơ quan. Chuẩn bị các cuộc họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cơ quan, Khối thi đua của tỉnh, Cụm thi đua của Bộ và Hội đồng xét duyệt sáng kiến cơ sở. Giúp Hội đồng kỷ luật cơ quan xem xét, xử lý các vụ việc theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ báo cáo về công tác Thi đua - Khen thưởng theo quy định.

2.7. Thực hiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin: 

Xây dựng kế hoạch và theo dõi triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm của Sở (xây dựng dự toán, lập Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin, đào tạo cán bộ, công chức trong lĩnh vực công nghệ thông tin...). Xây dựng và quản lý Trang thông tin điện tử của Sở.

2.8. Thực hiện công tác Hành chính - Quản trị: 

Theo dõi số lượng, chất lượng trang thiết bị, tài sản trong cơ quan để kịp thời tham mưu, đề xuất giải pháp xử lý. Quản lý việc sử dụng xe ô tô theo đúng quy định. Thực hiện công tác Phòng cháy, chữa cháy. Xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí sửa chữa, mua sắm, cấp phát vật tư, văn phòng phẩm theo quy định. Thực hiện công tác tổ chức, lễ tân, hậu cần hội nghị, hội thảo của cơ quan và hiếu, hỷ theo quy định. Bảo đảm điều kiện, phương tiện phục vụ công tác của lãnh đạo Sở và điều kiện làm việc của CBCC cơ quan. Phối hợp cùng Công đoàn Sở tham mưu đề xuất các hoạt động phúc lợi khác cho CBCC trong cơ quan. Thực hiện công tác an ninh, bảo vệ cơ quan.

2.9. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Giám đốc Sở.

3. Cơ cấu tổ chức và biên chế

Biên chế hành chính của Văn phòng Sở gồm 07 biên chế công chức hành chính và 05 HLĐ 111. Văn phòng Sở được tổ chức bao gồm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và các Chuyên viên, nhân viên lái xe, bảo vệ, tạp vụ, trong đó:

3.1. Chánh Văn phòng:

Trực tiếp giúp Lãnh đạo Sở quản lý, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng; được ký thừa lệnh Giám đốc Sở trong các loại văn bản về báo cáo tháng, thông báo kết luận giao ban, lịch công tác tuần, giấy giới thiệu, danh sách đề cử vào các Ban Chỉ đạo trong tỉnh, trích lục, sao y văn bản và một số loại giấy tờ hành chính.

Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ , công chức thuộc Văn phòng, báo cáo Ban Giám đốc và gửi các phòng chuyên môn thuộc Sở để phối hợp thực hiện.

3.2. Phó Chánh Văn phòng:

Giúp Chánh Văn phòng trong quản lý, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ công tác được phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Lãnh đạo Sở và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.

3.3. Các vị trí khác thuộc Văn phòng:

 Là cán bộ, công chức, nhân viên hợp đồng thuộc Sở Ngoại vụ; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo Văn phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ công tác được phân công thực hiện. 

Các vị trí trên đều phải đáp ứng các quy định cụ thể về điều kiện, yêu cầu về trình độ, tiêu chuẩn của từng chức danh theo quy định.