1. Chức năng
- Phòng Lãnh sự là phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc cơ cấu tổ chức của Sở, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước về hoạt động trên các lĩnh vực: Công tác người Việt Nam ở nước ngoài; Công tác lãnh sự và bảo hộ công dân; Công tác tổ chức và quản lý đoàn ra – đoàn vào; Công tác quản lý Hội nghị hội thảo quốc tế; Công tác quản lý hộ chiếu, xét đề nghị cấp thẻ ABTC; Công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Phòng Lãnh sự chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Giám đốc Sở; đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của Phó Giám đốc phụ trách theo từng lĩnh vực công tác do Giám đốc Sở phân công và có trách nhiệm chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn thuộc Sở, đáp ứng yêu cầu công tác chuyên môn tại Sở Ngoại vụ.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác quản lý đoàn ra, đoàn vào:
Thực hiện quản lý nhà nước đối với các đoàn đi công tác nước ngoài của Lãnh đạo tỉnh và các cơ quan, đơn vị của tỉnh (đoàn ra) và các đoàn quốc tế đến thăm làm việc tại tỉnh (đoàn vào). Tham mưu tổng hợp, đề xuất Kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của tỉnh theo đề nghị của Trung ương và của Lãnh đạo tỉnh; làm đầu mối liên hệ với Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ương và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để hỗ trợ, hướng dẫn, quản lý các đoàn ra theo quy định; thẩm định các đề án đoàn ra, theo dõi, thống kê tổng hợp các đoàn ra thuộc quyền quản lý của Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh; thống kê tổng hợp các đoàn vào thuộc quyền quản lý của Tỉnh ủy và Ủy ban nhân dân tỉnh; Thống nhất quản lý phóng viên nước ngoài hoạt động báo chí tại địa phương.
2.2. Công tác người Việt Nam ở nước ngoài:
Tổ chức thực hiện căn cứ vào các văn bản đang hiệu lực và các chính sách đối với người Việt Nam ở nước ngoài tại tỉnh. Tổ chức thông tin, tuyên truyền về chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật và Nhà nước đối với người Việt Nam ở nước ngoài; vận động, hướng dẫn và hỗ trợ người Việt Nam ở nước ngoài cùng thân nhân trong việc đầu tư kinh doanh, sinh sống và học tập tại tỉnh. Định kỳ tổng kết, đánh giá và đề xuất kiến nghị giải quyết các vấn đề liên quan đến người Việt Nam ở nước ngoài và thân nhân của người VNONN tại tỉnh, báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định. Phối hợp với các cơ quan liên quan và Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về chủ trương, chính sách về hoạt động di cư ra nước ngoài của công dân tại địa phương.
2.3. Công tác lãnh sự và bảo hộ công dân:
Xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác bảo hộ công dân đối với người Việt Nam ở nước ngoài có liên quan đến tỉnh, bảo vệ lợi ích của công dân có liên quan đến yếu tố nước ngoài và trong công tác lãnh sự đối với người nước ngoài tại tỉnh.
2.4. Công tác quản lý hộ chiếu, xét đề nghị cấp thẻ ABTC:
Quản lý hoạt động xuất nhập cảnh của cán bộ, công chức thuộc đối tượng sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, quản lý và đề nghị cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại tỉnh theo quy định; tiếp nhận, phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định, xác minh và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xét, đề nghị cho phép sử dụng thẻ đi lại của doanh nhân APEC.
2.5. Công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
Làm đầu mối tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại địa tỉnh khi được Bộ Ngoại giao phân cấp, ủy quyền;
2.6. Công tác quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:
Thực hiện quản lý các hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Đầu mối tiếp nhận hồ sơ, thẩm định nội dung các hội nghị, hội thảo quốc tế; hướng dẫn, kiểm tra, các cơ quan đơn vị địa phương thực hiện các quy định về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế.
2.7. Công tác Kiểm soát thủ tục hành chính.
Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực đối ngoại theo quy định và phân công; phối hợp với Văn phòng Sở và các phòng chuyên môn trong việc triển khai, theo dõi, tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của Sở.
Tổ chức tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Một cửa”; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính; tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết thủ tục hành chính theo định kỳ và yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
Chủ trì tiếp nhận, xử lý hoặc tham mưu xử lý thông tin, phản ánh, kiến nghị của tổ chức, công dân liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính qua đường dây nóng; phối hợp với Văn phòng Sở và các đơn vị có liên quan trong việc xây dựng, rà soát, hoàn thiện các quy chế, quy định về tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức và biên chế
Biên chế của Phòng Lãnh sự: 07 biên chế hành chính. Phòng Lãnh sự được tổ chức bao gồm Trưởng phòng, Phó phòng và các chuyên viên, trong đó:
3.1. Trưởng phòng Lãnh sự:
Trực tiếp giúp Lãnh đạo Sở quản lý, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ công tác được phân công, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Sở và trước pháp luật về hoạt động của phòng. Trưởng phòng có trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ thuộc phòng, báo cáo Ban Giám đốc và gửi các phòng chuyên môn thuộc Sở để phối hợp thực hiện.
3.2. Phó Trưởng phòng Lãnh sự:
Trực tiếp giúp Trưởng phòng, lãnh đạo Sở quản lý, tổ chức, triển khai các nhiệm vụ công tác được phân công trong phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước Lãnh đạo Sở và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
3.3. Các vị trí khác thuộc phòng Lãnh sự:
Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng, trước Lãnh đạo Sở và trước pháp luật về các nhiệm vụ công tác được phân công thực hiện.
Các chức danh trên đều phải đáp ứng các quy định cụ thể về điều kiện, yêu cầu về trình độ, tiêu chuẩn của từng chức danh theo quy định.
