Quy chế là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện thống nhất việc quản lý, giao nhận, lưu giữ, sử dụng, gia hạn, thu hồi và hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; đồng thời xác định cụ thể trách nhiệm của Sở Ngoại vụ, cơ quan quản lý trực tiếp và cá nhân được cấp hộ chiếu.
1- Quản lý hộ chiếu tập trung tại Sở Ngoại vụ
Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thuộc phạm vi quản lý của thành phố Đồng Nai được quản lý, lưu giữ tập trung tại Sở Ngoại vụ. Việc giao, nhận hộ chiếu phải được theo dõi, ký nhận và lưu phiếu biên nhận đầy đủ.
Hộ chiếu chỉ được giao khi cán bộ, công chức, viên chức có quyết định cử hoặc văn bản đồng ý đi công tác nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền. Khi giao hộ chiếu, Sở Ngoại vụ thực hiện đối chiếu để bảo đảm đúng loại hộ chiếu, đúng người có tên trong hộ chiếu và phù hợp với mục đích chuyến công tác.
2 - Sử dụng hộ chiếu đúng mục đích công vụ
Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ chỉ được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ công tác ở nước ngoài.
Mỗi chuyến công tác chỉ được sử dụng hộ chiếu phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.
3- Nộp lại hộ chiếu trong 05 ngày làm việc
Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam, cán bộ, công chức, viên chức phải nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ và nhận giấy biên nhận theo quy định.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc cá nhân thuộc quyền quản lý nộp lại hộ chiếu đúng thời hạn; kịp thời báo cáo trường hợp sử dụng hộ chiếu không đúng quy định.
4- Khai báo ngay khi hộ chiếu bị mất hoặc hư hỏng
Trường hợp hộ chiếu bị mất, hỏng, hết trang hoặc hết thời hạn sử dụng, cá nhân phải khai báo ngay với cơ quan quản lý trực tiếp để báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố thông qua Sở Ngoại vụ để kịp thời thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu thuộc Bộ Ngoại giao xử lý theo thẩm quyền.
Nếu mất hộ chiếu khi đang ở nước ngoài, cá nhân phải khai báo ngay bằng văn bản với cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất; đồng thời báo cáo trưởng đoàn công tác và cơ quan, đơn vị cử đi nước ngoài.
5- Kịp thời thông báo khi thay đổi tình trạng công tác
Cơ quan, đơn vị, địa phương phải thông báo cho Sở Ngoại vụ khi người được cấp hộ chiếu được luân chuyển, điều động, chuyển công tác; nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ, ra khỏi biên chế; chết hoặc mất tích để thực hiện việc thu hồi, hủy giá trị sử dụng hoặc xử lý hộ chiếu theo quy định.
Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển cơ quan công tác phải báo cáo bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ, trong đó nêu rõ cơ quan chuyển đi và cơ quan chuyển đến để tiếp tục theo dõi, quản lý hộ chiếu.
6 - Nâng cao trách nhiệm của cơ quan và cá nhân
Quy chế yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác của thông tin trong hồ sơ; thường xuyên phổ biến, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hộ chiếu.
Cán bộ, công chức, viên chức được cấp hộ chiếu có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, sử dụng hộ chiếu đúng mục đích và nộp lại đúng thời hạn. Các hành vi sử dụng hộ chiếu không đúng quy định, không tự nguyện nộp lại hộ chiếu, ở lại nước ngoài quá thời hạn hoặc tự ý thay đổi mục đích chuyến đi sẽ được xem xét, xử lý theo tính chất, mức độ vi phạm.
Việc triển khai Quyết định số 78/2026/QĐ-UBND góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, bảo đảm công tác quản lý và sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn thành phố Đồng Nai được thực hiện thống nhất, chặt chẽ, đúng pháp luật.
Tác giả: Sở Ngoại vụ, Phạm Vũ Sa Châu
Những tin cũ hơn
Hôm nay
Tổng lượt truy cập
