BỘ NGOẠI GIAO BAN HÀNH THÔNG TƯ SỐ 04/2026/TT-BNG QUY ĐỊNH VỀ PHÂN CẤP, CẮT GIẢM, ĐƠN GIẢN HÓA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Phân cấp mạnh mẽ cho địa phương về quản lý Văn phòng đại diện nước ngoài

Một trong những nội dung thay đổi cốt lõi của Thông tư mới nằm ở Chương II, liên quan đến thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính cho các Văn phòng đại diện của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam.

• Trao quyền cho địa phương: Thay vì tập trung xử lý tại trung ương, thẩm quyền cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung Giấy phép lập Văn phòng đại diện hiện đã được phân cấp toàn diện cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (UBND cấp tỉnh) nơi tổ chức dự kiến đặt trụ sở.

• Rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi: Kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, UBND cấp tỉnh sẽ xem xét và đưa ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp/gia hạn giấy phép trong thời hạn không quá 14 ngày làm việc. Quy định này giúp tăng tính chủ động cho chính quyền địa phương, đồng thời tạo môi trường thông thoáng thu hút các tổ chức quốc tế.

2. Cắt giảm "giấy tờ giấy" nhờ liên thông Cơ sở dữ liệu quốc gia

Nhằm hiện thực hóa mục tiêu đơn giản hóa thủ tục và giảm tải áp lực hồ sơ cho người dân, Thông tư 04/2026/TT-BNG đã ứng dụng triệt để việc khai thác dữ liệu trực tuyến, giúp loại bỏ nhiều loại giấy tờ bản chụp truyền thống.

• Thủ tục cấp phép nhập cảnh thi hài, hài cốt, tro cốt (Chương III): Người đề nghị hoặc thân nhân người chết sẽ không cần phải nộp các bản chụp giấy tờ chứng minh (như hộ chiếu, giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, thẻ thường trú, xác nhận cư trú...) nếu các thông tin này đã được cập nhật và liên thông thành công giữa Cơ quan đại diện với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

• Thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài (Chương IV): Tương tự, công dân có thể thực hiện khai tờ khai trực tuyến. Cơ quan đại diện sẽ chủ động khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đối chiếu, không bắt buộc công dân phải nộp thêm các bản chụp hộ chiếu hay giấy tờ chứng minh quốc tịch nếu hệ thống đã được kết nối.

3. Tối ưu hóa quy trình và thời gian xử lý hồ sơ tổ chức phi chính phủ (NGO)

Thông tư 04/2026/TT-BNG cũng mang đến những sửa đổi quan trọng đối với Thông tư số 13/2025/TT-BNG, giúp làm mịn quy trình phối hợp liên cơ quan đối với các tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

• Quy trình luân chuyển và thẩm định hồ sơ giữa Ủy ban Công tác về các tổ chức phi chính phủ nước ngoài và Cục Ngoại vụ và Ngoại giao văn hóa được thiết lập với các mốc thời gian cực kỳ nghiêm ngặt (chỉ từ 01 đến 09 ngày làm việc tùy theo tính chất công đoạn cấp mới, sửa đổi hay cấp lại).

• Việc thẩm định sẽ tập trung vào tính hợp pháp, sự phù hợp mục tiêu hoạt động đối với chính sách của Việt Nam, cũng như hiệu quả tác động đến kinh tế - xã hội và an ninh trật tự.

4. Ấn định thời gian cấp chứng minh thư ngoại giao là 10 ngày làm việc

Tại Chương VI, Thông tư tiến hành chuẩn hóa thời hạn giải quyết các thủ tục liên quan đến Chứng minh thư dành cho thành viên của các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

• Dù nộp hồ sơ xin cấp mới, cấp lại do mất hay gia hạn tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh hay Đà Nẵng, thời hạn xử lý thống nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý cũng được kiện toàn tên gọi thành Cục Lễ tân Nhà nước và Phiên dịch đối ngoại (trực thuộc Bộ Ngoại giao).

Ý nghĩa và hiệu lực thi hành

Thông tư số 04/2026/TT-BNG có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2026.

Đối với các hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành chính đã được tiếp nhận hoặc đóng dấu bưu chính trước ngày Thông tư này có hiệu lực, các cơ quan chức năng vẫn sẽ tiếp tục áp dụng quy định pháp luật tại thời điểm tiếp nhận để giải quyết, đảm bảo quyền lợi liên tục và không làm gián đoạn công việc của tổ chức, cá nhân.

Việc ban hành Thông tư 04/2026/TT-BNG là minh chứng rõ nét cho quyết tâm cải cách hành chính mạnh mẽ của Bộ Ngoại giao. Bằng cách giảm bớt thủ tục rườm rà, tăng cường phân cấp và tận dụng sức mạnh của công nghệ dữ liệu, Thông tư hứa hẹn sẽ nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, đồng thời xây dựng một hình ảnh nền hành chính đối ngoại Việt Nam minh bạch, hiện đại và thân thiện.

Xem chi tiết: https://sngv.dongnai.gov.vn/vi/van-ban/detail/Thong-Tu-9/